Um dos principais objetivos da divulgação de eventos é a adesão do maior número possível de pessoas, sendo que a concorrência é cada vez maior e o mercado mais exigente.
Para concretizar esse objetivo há que tornar o evento mais dinâmico, para que este sobressaia dos outros. Tal pode ser conseguido através de uma boa divulgação, que mobilize o público já conquistado e atraia potenciais interessados.
A divulgação de eventos deve ser realizada com meses de antecedência para se reduzir o risco de coincidir com datas de outros acontecimentos que lhe possam retirar brilho.
No planeamento do evento, é necessário criar uma estratégia eficaz para que se possa acrescentar mais valor à marca, devendo aquela ser escolhida tendo o público-alvo do evento em mente.
Tipos de Estratégias
Existem vários tipos de estratégias de divulgação que se podem adequar mais ao que a empresa pretende, as quais se podem resumir do seguinte modo:
- Crescimento – nesta estratégia a empresa pretende enriquecer a planificação do evento (melhorar brindes, artistas, alimentação, etc) para que assim se consiga atrair mais visitantes;
- Consolidação – a empresa não altera a base do evento para manter os visitantes habituais e melhora outros pormenores de formar a atrais novos visitantes;
- Redução – em certas edições, a dimensão do evento pode ser reduzida devido ao desinteresse de patrocinadores habituais, ou à redução do orçamento. A redução poderá ter impacto negativo junto da audiência, especialmente se começar a ser comentada nas redes sociais e comunicação social;
- Combinação – como o próprio nome indica, é uma junção de todas as estratégias acima referidas. Nesta estratégia o que se pretende é que a empresa anfitriã possa reduzir os aspetos mais negativos para o público, ao mesmo tempo que melhora e aumenta os fatores positivos para a empresa.
A mensagem deve ser bem definida, destacando o que se pretende comunicar e a quem se vai direcionar.
Divulgação em Redes Sociais
Cada vez mais a divulgação de um evento deve incluir as redes sociais, hoje em dia designadas como a “nova publicidade”.
As redes sociais servem como ferramenta para se comunicar com os consumidores de uma forma mais direta, mais interativa e menos intrusiva, uma vez que se podem disponibilizar apenas os conteúdos que sejam do seu interesse.
É um meio de divulgação que não necessita de grandes investimentos financeiros, pode atingir um grande alcance e chega às pessoas certas com alguma facilidade.
Deve adequar-se o uso das redes sociais aos conteúdos a publicar, como se sugere de seguida:
- Fotografias – Instagram e Facebook
- Vídeos – Youtube
- Vídeos e fotos de alta resolução – Flickr
Se a divulgação for mais direcionada para a criação de eventos no Facebook, este deve ser criado pela própria página da empresa e também se deve ter em conta algumas dicas que podem ajudar, e muito, na divulgação:
- Criar uma Hashtag única do evento tem uma função parecida com os slogans tradicionais, pois permite que as pessoas se relacionem mais com o evento e permite também agregar publicações que usem essa hashtag. Podem-se usar em diversas redes sociais (Instagram, Twitter, Linkedin);
- Partilhar o evento nas horas em que exista um maior número de pessoas online;
- Fazer publicações com regularidade e permitir que o público possa também partilhar o evento;
- Convidar amigos e permitir que os amigos convidem outros;
- Colocar co-anfitriões no evento que tenham uma forte influência no digital;
- Utilizar a ferramenta de publicidade do Facebook (isto se estiver disposto a investir monetariamente na divulgação online).
Para os clientes mais próximos da marca, pode-se fortalecer a relação enviando um email, ou mensagem mais personalizada, convidando-os a participar no evento.
Não é aconselhável enviar muitas vezes a mesma informação por email ou mensagem, porque o cliente pode ficar saturado com a insistência e acabar por não comparecer no evento.
Divulgação pelos meios tradicionais
É importante não esquecer que apesar de as redes sociais terem um grande alcance, continuam a existir pessoas que não lhes têm acesso e para isso devem ser usados os meios tradicionais para divulgação:
- Folhetos;
- Cartazes;
- Mupis;
- Outdoor.
Para este tipo de meio de comunicação, é necessário existir um orçamento disponível para investir na divulgação, por ser algo que requer um maior investimento por parte da empresa.
Quanta mais rigor na seleção do público-alvo e meios de comunicação a usar na comunicação, maior vai ser o sucesso do evento.
Atrair Patrocinadores
Quando a empresa tem boa reputação e é do conhecimento público que vai realizar algo, existem sempre outras empresas no mercado que podem demonstrar interesse em contribuir também para a realização do evento.
Atrair patrocinadores acaba por ser um fator positivo para todas as empresas envolvidas e também uma mais valia para a divulgação do evento.
Eis algumas vantagens:
- Alcance maior através da partilha do evento nas redes sociais;
- Investimento maior no evento, porque quanto maior o destaque que o patrocinador desejar ter no evento, maior vai ser o seu orçamento;
- Maior notoriedade das empresas.
Tarefas associadas à divulgação de Eventos
A realização de um evento envolve normalmente as seguintes tarefas:
Antes do Evento
É aqui que se começa a pôr tudo em prática e esta é também a fase mais importante na divulgação do evento.
A divulgação pelo meio tradicional, através de cartazes, deve acontecer em pontos estratégicos, que podem ser lojas, cafés, entre outras (onde haja uma maior afluência de pessoas) e pelas ruas (postes, paragens autocarros ou em locais definidos para esse fim).
A divulgação pelo digital é composta por 2 fases:
- Divulgação da data do evento (táctica de criar suspense nas pessoas com o conteúdo do evento e fazer com que as pessoas guardem aquele dia na agenda);
- Divulgação do cartaz do evento, fotografias do espaço, dos oradores do evento (caso existam) e ainda fazer a partilha de publicações que captem a atenção do público (é importante que seja realizado com regularidade e que se confirme que tem o alcance que é pretendido).
A divulgação digital pode ser feita recorrendo aos websites, redes sociais e ao email marketing.
Durante o Evento
No dia do evento é importante manter o contato com o público através das redes sociais e para isso deve-se:
- Criar publicações alusivas ao evento até ao seu início;
- Partilhar fotografias nas redes sociais no decorrer do evento;
- Fazer diretos do evento no Facebook ou Instagram, quando tal for possível.
A oferta de produtos de merchadising (porta chaves, chapéus, porta moedas, fitas, etc) são sempre uma boa técnica por parte da empresa, de forma a manter o evento na memória do seu público e se o feedback for positivo, fazê-lo regressar em posteriores edições.
Este tipo de ação pode ser realizado no dia do evento, em pontos estratégicos, para aumentar a empatia com o público e para que este sinta que pode confiar na marca.
Depois do Evento
Nos dias ou semanas a seguir ao evento deve-se continuar a manter o contacto com o público para prolongar o efeito de empatia com a nossa marca.
Será adequado partilhar o feedback do evento com o público e agradecer a sua presença, podendo os membros da organização ajudar, partilhando fotografias do evento, assim como um vídeo com os melhores momentos.
Para um público mais geral e também para os órgãos de comunicação social, devem ser disponibilizados comunicados de imprensa.
Conclusão
Fazer uma divulgação correta do evento é um dos momentos chave da sua criação, sendo que para isso será necessário estar atento aos meios de divulgação que o público ideal mais usa.
Uma boa divulgação do evento é também uma mais-valia para a organização, por permitir diferenciar da concorrência, especialmente se for inovadora e atrativa.
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