A escolha do local de um evento acarreta uma grande responsabilidade, sendo uma das decisões mais importantes na sua organização, podendo por si só determinar o sucesso ou insucesso da iniciativa.
É necessário ter-se em atenção as condições que oferece, uma vez que é imperativo que o público se sinta confortável no espaço e que não existam grandes imprevistos.
Tipo de evento e as suas necessidades
Deverá levar-se em consideração o tipo de evento que se pretende realizar e tudo aquilo que é necessário ter no espaço, para que as nossas opções sejam mais reduzidas e adequadas.
Se pensarmos num festival de música, se calhar vai haver preferência por espaços ao ar livre e de grande amplitude, mas se se tratar de um concerto de música clássica, a nossa preferência poderá recair num espaço fechado e com sítios onde o público possa estar sentado.
Números de pessoas
Ao escolhermos o espaço pela sua capacidade, temos de pensar sempre que não só os participantes vão estar presentes, como também todos os membros da organização.
Se o número de participantes for elevado tem de se fazer uma estimativa da quantidade de pessoas esperadas, para que o espaço tenha tamanho suficiente para receber todos os participantes do evento, sem limitar os espaços comerciais.
Quanto maior for a previsão de pessoas que possam visitar o recinto do evento, maiores terão de ser as suas ofertas (mesas, bancos, espaços de comida, sanitários, entre outras).
Acesso
É preciso ter em conta que nem todas as pessoas que poderão vir ao evento têm meio de transporte para se deslocar, pelo que devemos acautelar os seguintes aspectos:
Será que existem transportes públicos que possam fazer a deslocação até ao recinto?
A solução é escolher um sítio onde o acesso por parte dos transportes públicos seja bastante fácil
E para aqueles que têm transporte próprio, haverá estacionamento próximo com capacidade para todos?
Escolher um local que tenha estacionamento perto ou na sua ausência que tenha um espaço amplo que possa ser utilizado para criar um parque de estacionamento para os dias do evento
Os que vêm de longe para nos visitar, vão precisar de alojamento?
Verificar o número de espaços físicos de alojamento disponíveis perto do recinto do evento
Outro ponto muito importante é saber se existem condições de acesso e de deslocação dentro do espaço, para que as pessoas com necessidades especiais possam também usufruir confortavelmente do evento.
Opção por espaços abertos
Escolher espaços abertos é um risco muito grande principalmente se o evento decorrer uma época do ano mais propícia a grande alterações atmosféricas e não existir um plano B, caso a primeira opção não seja possível de realizar.
É algo impossível de controlar, mas podem ser criadas medidas preventivas para que o clima não faça cancelar o evento e para que os visitantes sintam vontade de visitar o espaço.
Primeiro que tudo é importante verificar qual é a previsão meteorológica (apesar das dificuldades inerentes à sua fiabilidade) para o dia em que se pretende realizar o evento. Se esta não corresponder à expectativa, é preferível não arriscar e arranjar possíveis alternativas:
- Escolha de outro dia para realização o evento;
- Aluguer de toldos:
- Tendas;
- Mesas com sombrinhas – caso o dia seja de um sol muito intenso.
Em todos os eventos, mas especialmente nos que se realizam em espaços abertos e públicos, não esquecer os aspectos relacionados com a promoção nas redes sociais.
Condições indispensáveis
Primeiro que tudo, devemos garantir que os visitantes do nosso evento se sintam confortáveis no espaço do evento e também em segurança.
Eis alguns aspectos que não podem ser negligenciados.
Catering
O número de locais para alimentação deverá ser alinhado com o número estimado de visitantes do evento.
Será importante garantir alguma diversidade, para que adeptos de novas tendências (ex: vegan) possam ter oferta adequada.
Sanitários
Algo que não deve de todo ser esquecido, são as casas de banho e é necessário que exista um número suficiente de modo a não causar transtorno.
Para ajudar no cumprimento deste requisito, nada melhor que contratar serviços de limpeza para que o espaço esteja sempre em condições de ser utilizado.
Segurança
Uma das coisas a que quase ninguém dá importância, mas é algo muito importante, são as saídas de emergência, que devem ter determinadas características para que não exista dificuldade em serem localizadas, devendo estas:
- Ser amplas;
- Estar devidamente sinalizadas.
Deverão existir equipas médicas ou uma ambulância no espaço, para eventual socorro, tendo em vista fazer face a algum sinistro em eventos que atraiam uma grande audiência.
Caso os eventos sejam conferências ou concertos, há que verificar a acústica do espaço, criar áreas reservados para os artistas e garantir que haja espaço suficiente para cargas e descargas de material.
Ter geradores no espaço, é uma boa forma de garantir que não haverá falta de energia durante o dia do evento.
Reserva do espaço
Se o espaço não for propriedade da empresa, deverão os membros da organização procurar saber a quem este pertence e pedir a devida permissão para a utilização do mesmo.
Este é um processo que poderá levar algum tempo, daí ser aconselhável fazer a requisição com alguma antecedência, para não ter o espaço já ocupado na data desejada para o seu evento.
Se decidir arriscar e não fizer a requisição do espaço, poderá correr o risco do evento ser cancelado ou até de ser punido com multa.
Conclusão
Nem sempre se pensa em todos os possíveis pormenores na escolha do local de um evento, quando se está a tratar da sua organização, só se dando muitas vezes pelas falhas no dia da sua realização.
Para que isso não aconteça, é necessário que se verifique que nada está em falta antes de se dar início ao evento. Se tiver atenção aos pormenores importantes do que deve ou não fazer, é esperado que o evento tenha sucesso e que a adesão das pessoas a uma próxima edição seja ainda mais elevada.
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