O PowerPoint é uma aplicação desenvolvido pela Microsoft que possibilita a criação de apresentações em diapositivos, também denominados por Slides.
Esta ferramenta dispõe de diversas funcionalidades que permitem associar textos, imagens, música e animações, aos slides, dando asas à criatividade do utilizador para produzir apresentações atractivas e que captem a atenção do receptor.
O PowerPoint é muito utilizado para preparar formações, aulas, lançamentos de produtos ou serviços, ou simplesmente para comunicar algo a um determinado público.
De entre as inúmeras regras para uma boa apresentação em PowerPoint, elaborámos uma lista das que pensamos serem mais eficazes.
Sucesso de uma Apresentação
Para que uma apresentação seja bem sucedida, há que ter em conta que existe uma mensagem a ser transmitida e um ou vários receptores, existindo regras básicas de comunicação pelas quais nos devemos guiar.
Tome nota das nossas dicas para uma boa apresentação:
- Em primeiro lugar, é necessário estruturar toda a informação num documento que servirá de fio condutor na apresentação;
- De seguida, é necessário simplificar a informação deixando-a o mais concisa possível, utilizando apenas ideias chave, dando destaque às informações ou palavras mais relevantes;
- Depois da informação devidamente tratada, há que separá-la por temas ou ideias, dividindo-a por diferentes diapositivos, tendo sempre como limite máximo, 10 linhas curtas de texto;
- Relativamente às fontes utilizadas, o ideal será utilizar entre uma a duas fontes, sendo uma para os títulos e a restante para o corpo do texto. O seu tamanho, deverá ser superior a 22 para o corpo do texto e 40 para títulos, de modo a facilitar a leitura;
- Passando para a parte visual, as cores e as imagens são elementos fundamentais na comunicação, uma vez que são estas que prendem a atenção do receptor. Posto isto, deve existir um contraste entre texto, imagens e cores utilizadas como fundo em cada diapositivo, de modo a clarificar a leitura;
- Em caso de uma apresentação para uma empresa/marca, o PowerPoint deve seguir as linhas e as cores utilizadas pela mesma no seu logotipo. Deve-se ter sempre em conta que o número ideal de cores presentes no mesmo diapositivo não deverá exceder as três, para que a atenção do público não se disperse, desligando-se da mensagem que está a ser transmitida;
- As cores utilizadas numa apresentação também transmitem mensagem, sendo que cores claras exprimem alegria e cores escuras estão mais associadas a tristeza. O ideal será utilizar sempre cores mais neutras e suaves;
- Quando estiver a criar conteúdos para a sua apresentação, deverá ter em conta o público a que se dirige, assim como os direitos de autor de qualquer tipo de conteúdo que coloca na apresentação, sejam textos, imagens ou músicas.
Ser um Bom Apresentador
Fazer uma boa apresentação não passa só por ter um bom conteúdo e uma boa apresentação em termos visuais, há que fazer todo um trabalho de casa e preparar bem o discurso.
Tenha em atenção algumas das seguintes regras:
- Para que durante a apresentação, o texto colocado em cada diapositivo não sirva apenas de leitura mas sim de ponto de referência, será necessário preparar previamente todo o discurso para que não se repita apenas a mensagem exibida no diapositivo do PowerPoint. Caso contrário passará uma sensação de insegurança aos ouvintes;
- Opte sempre por dar um cunho pessoal à apresentação, fornecendo informação inovadora, podendo mesmo contar vivências pessoais que sejam uma mais valia e se relacionem com o tema da apresentação;
- Programe igualmente a sua apresentação para que utilize no máximo dois minutos do seu tempo por cada diapositivo, de modo a equilibrar momentos de discurso com pausas;
- Numa apresentação é fundamental manter uma postura que se adeque ao momento, sendo que a voz deverá ser bem colocada para que todos os receptores percebam a mensagem que está a ser transmitida e o contacto visual deverá ser constantemente mantido com o público;
- Outro aspeto importante, é o conhecimento do tipo de público a quem nos estamos a dirigir. Só assim saberemos o que irão querer, ou não, ouvir. Ao estarmos atentos ao seu comportamento corporal, conseguiremos também perceber se a mensagem está a ser transmitida com sucesso, ou não. Para se precaver dessa possibilidade, deixe espaço no fim da apresentação para perguntas e esclarecimentos de dúvidas.
Conclusão
O conteúdo da apresentação é fundamental, mas nunca se deve descurar o aspecto visual, pois é esse que capta a atenção do público.
Não se esqueça de fazer todo o trabalho de casa e preparar bem o discurso, ensaiando a apresentação várias vezes, testando tempos necessários para cada slide e identificando áreas em que se sente menos confortável.
Se seguir todas as regras anteriormente referidas, certamente irá ser sucesso em qualquer apresentação.
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