As tarefas de encerramento de um evento são tão importantes como as que são executadas antes e durante a sua realização, devendo ser feito um esforço adicional para que a equipa não desmobilize até serem concluídas.
Estas incluem retirar as grandes conclusões sobre o seu sucesso ou insucesso do evento, nas suas mais variadas dimensões, avaliar as opiniões sobre o mesmo nas redes sociais e em questionários feitos aos participantes e colaboradores e fazer regressar o espaço ao que era antes da sua realização.
Limpeza e desmontagem do espaço
Quando se entrega o espaço aos seus proprietários, tem que se verificar se este ficou nas mesmas condições em que foi encontrado, para que não surjam problemas que possam pôr em causa a sua utilização em próximas edições.
Limpeza
No que diz respeito à limpeza do espaço, ela pode ser subcontratada ou realizada pelos próprios meios, levando em consideração os seguintes aspectos:
- Serviço de limpeza – forma de poupar tempo, apesar de ser mais uma despesa;
- Divisão de tarefas – fica mais em conta, mas só deve ser aplicada se o recinto do evento for pequeno.
Desmontagem
Caso tenha sido requisitado material técnico (colunas, luzes, microfones, entre outros) é preferível que seja uma equipa profissional a tratar da desmontagem, para se evitarem danos causados por pessoas inexperientes a mexer nos equipamentos.
Se o material utilizado for propriedade do espaço do evento, devem ser os trabalhadores desse local a procederem à sua desmontagem.
Para reduzir riscos, a contratação destes serviços, pela organização do evento, deve passar por pessoas/empresas com quem já se tenha trabalhado anteriormente ou que se saiba poder confiar nos serviços prestados.
Perdidos e achados
Algo que é normal acontecer, é perderem-se objetos pessoais no espaço do evento. É no fim das limpezas e da desmontagem do espaço que a facilidade em serem encontrados é maior.
Para aumentar a satisfação do público com a organização, deve ser criada uma página online do evento com a lista de objetos encontrados, para que estes possam ser restituídos aos seus donos.
Avaliação do Evento
Este é o ponto mais importante de todo o pós evento, pois é nesta fase que se avalia o sucesso ou insucesso do evento, o qual é decidido pelo público através de inquéritos online e através de comentários feitos nas redes sociais.
Neste ponto têm que ser comparados os resultados obtidos com os que estavam pré-definidos, deve-se fazer a devida análise e divulgação dos resultados (podem ser divulgados a nível interno ou externo), deve-se proceder aos pagamentos a fornecedores e devem-se fazer os agradecimentos a todos.
Análise de Resultados
Nas tarefas de encerramento de um evento, a análise de resultados tem um papel fundamental. Há que reunir toda a equipa para se debater os pontos fortes do evento e os pontos que se devem ser melhorados, caso venha a existir uma nova edição do evento.
Se voltar a acontecer uma nova edição do evento, os organizadores deverão, sempre que possível, anunciar a sua data prevista.
O lado positivo das posteriores edições é que existem etapas que já não serão necessárias cumprir, por haver todo um trabalho anterior que pode ser reutilizado.
Agradecimentos
Os membros da organização devem fazer um agradecimento especial a todos os que colaboraram na realização, aos convidados (caso tenha havido) e aos patrocinadores por terem acreditado no potencial do evento para divulgarem mais o seu negócio.
Deve ser feito também um agradecimento especial aos participantes, sempre que possível individualmente, ou nessa impossibilidade através das redes sociais e/ou comunicação social.
Pagamento a Fornecedores
Nunca se deve pagar aos fornecedores antes de acontecer o evento, para se evitarem consequências associadas aos pagamentos adiantados, como serviço deficiente ou incumprimentos.
Qualquer pagamento que se tenha de realizar, nunca deve ser feito no próprio dia do evento, porque devido ao cansaço acumulado podem vir a existir erros no pagamento a fornecedores.
Deve-se então proceder ao pagamento quando as contas estiverem terminadas, ou seja quando o balanço de todo o evento estiver concluído.
Manter o público informado
Mesmo após o evento é necessário manter o público informado sobre o evento através da partilha de:
- Fotografias;
- Notícias;
- Informações que sejam consideradas relevantes para o público.
Conclusão
Não é só na criação do evento que se deve dar atenção aos pormenores, devendo ter-se o mesmo empenhamento nas tarefas de encerramento de um evento e em toda a comunicação que é necessária fazer nessa fase da sua organização.
Deve trabalhar-se para que seja passada uma mensagem positiva nos meios de comunicação e também no público em geral para que a adesão, numa próxima edição, seja igual ou ainda maior.
(Active o player para ouvir o Podcast Tarefas de Encerramento de um Evento)
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