Tecnologia digital nos escritórios de contabilidade
O investimento em tecnologia digital nos escritórios de contabilidade continua a ser uma necessidade, seja para melhorar a eficiência operacional, seja para assegurar uma forte presença online que garanta o crescimento do negócio.
Conhecer as possibilidades da tecnologia digital atual e incorporá-la no dia a dia do escritório contribuirá para a eficiência operacional, mas mais importante, poderá ainda permitir resistir às ondas disruptivas que inevitavelmente surgirão.
A forte presença online torna-se necessária porque cada vez mais particulares e empresas tomam as suas decisões após pesquisa de informação em websites, blogues e redes sociais, perdendo alguma importância, para efeito de atração de novos clientes e negócios, o antigo modelo baseado em referências e no nome e reputação do escritório.
O que caracteriza um Escritório de Contabilidade Tradicional
A situação atual na adopção da tecnologia digital nos escritórios de contabilidade, apesar de variar de organização para organização, poderá caracterizar-se do seguinte modo:
- Cobertura das necessidades básicas de registo: Não são largamente usados os relatórios em tempo real, soluções na cloud e análises big data;
- Reduzidas interfaces com sistemas externos: Existência de interfaces muito pressionada por exigências legais (ex: ficheiros SAFT) ou por ganhos de produtividade (ex: reconciliações bancárias);
- Fluxos ainda muito físicos: Combate fraco à redução do uso de suporte papel em facturas, recibos, relatórios, propaganda, cartas e ofícios, bem como ao uso de meios de pagamento ineficientes como os cheques e o dinheiro vivo;
- Espaço para automatismos: Dependência das soluções informáticas existentes, complementadas com soluções ad-hoc (ex: folhas excel).
O que caracteriza um Escritório de Contabilidade Digital
Em termos gerais, um escritório de contabilidade digital deverá perseguir os seguintes objetivos:
- Redução do suporte papel: O papel representa quase sempre a interrupção de um fluxo e como tal é normalmente sinal de uma ineficiência, pelo que os processos baseados em suporte papel devem ser combatidos;
- Gestão da qualidade dos dados: As organizações sustentam as tomadas de decisão nos dados que têm ao seu dispor, estando a coerência e a viabilidade dessas decisões dependente da qualidade dos dados, que deverá ser preocupação central da contabilidade digital;
- Interfaces com sistemas externos: A integração digital de informação oriunda de sistemas externos deixou de ser a excepção e deverá passar a ser a regra;
- Automatização de processos: Os processos manuais devem ser progressivamente substituídos por processos automáticos, acelerando o tempo de execução das tarefas e reduzindo simultaneamente custos laborais e erros;
- Criação de transparência: A transparência é o novo poder, pelo que a contabilidade digital deve estar preparada para orientar as organizações clientes sobre a correta aplicação das regras de boa governação, transparência, ética e responsabilidade social;
- Consolidação da integridade da informação: A contabilidade digital deve garantir a segurança da informação, assegurando confidencialidade, integridade, disponibilidade e autenticidade;
- Análises Big Data: A urgência de decisões diárias não pode esperar pelos fechos contabilísticos, exigindo um processo mais dinâmico baseado em dashboards que sintetizam informação interna e externa, sem qualquer perda de acuidade;
- Relatórios em Real Time: Os relatórios em tempo real auxiliam os gestores fornecendo informações reais e atualizadas, acrescentando agilidade aos processos e permitindo a tomada atempada de decisões;
- Ferramentas de visualização: A contabilidade digital deve saber transformar dados em informações práticas e úteis à gestão, apresentadas de forma visual, porque a visualização ajuda na compreensão de dados complexos;
- Computação na cloud: A cloud permite acesso a informação em qualquer lugar e a qualquer hora, aumentando a flexibilidade e a capacidade para integração com sistemas externos.
A tendência para a contabilidade digital parece ser irreversível pelo que o setor deve começar a fazer a transição de serviços baseados no registo, facilmente substituíveis por algoritmos de inteligência artificial, para serviços de registo, análise e consultoria.
Os benefícios esperados dessa transição são a melhoria da qualidade e consistência dos dados, aumento da velocidade de reporting, aumento da extensão da gama de serviços prestados, expansão das qualificações dos empregados, possibilidade de outsourcing de algumas tarefas e auditorias mais eficientes.
Tecnologia para a contabilidade digital
O caminho para a contabilidade digital será também impulsionado por algumas tecnologias que num futuro próximo estarão operacionais e que terão profundo impacto no funcionamento dos escritórios de contabilidade, tais como:
Bots contabilistas
Os bots (programas de software) irão executar uma grande variedade de tarefas repetitivas, substituindo o trabalho manual envolvido no registo das operações.
Tal terá como consequência alguma redução de postos de trabalho, ou a sua reconversão para tarefas de mais alto nível.
Em termos gerais, o uso de bots na contabilidade digital promete produzir os seguintes resultados:
- Redução de erros: O software, quando bem testado, executa melhor que os humanos, porque não tem distrações, nem esquecimentos;
- Ganhos de produtividade: O software é mais eficaz na execução de tarefas repetitivas e está disponível 24/7 (durante todo o dia, em todos os dias do ano);
- Melhoria de compliance: Todas as tarefas realizadas pelos bots podem ser rastreáveis;
- Redução de custos: Ganhos de produtividade e redução de erros, baixam os custos;
- Tarefas mais sofisticadas: A automatização permitirá a evolução do trabalho humano de tarefas repetitivas para tarefas de valor acrescentado.
Moedas digitais
As moedas virtuais colocam alguns problemas que terão que ser resolvidos, entre os quais se encontram os seguintes:
- Será uma moeda digital dinheiro, ou equivalente a dinheiro?
- Será uma moeda digital um ativo financeiro?
- Será uma moeda digital um investimento?
- Será uma moeda digital um ativo intangível?
Esta questão, após ter sido regulada, poderá ter forte impacto na utilização do papel moeda, ou cheques e acelerará, certamente, o caminho para a digitalização.
Blockchain
A tecnologia blockchain promete revolucionar a forma como as empresas de contabilidade irão funcionar no futuro, como se comprova pelas seguintes promessas:
- Registos contabilísticos não alteráveis;
- Potencial redução de erros;
- Potencial redução de fraude;
- Contabilidade em tempo real;
- Maior auditabilidade;
- Mais capacidade para automatizar.
Big data
O volume de informação gerada nos ERP, utilizado hoje em dia basicamente para processos operacionais, como consultas a histórico, passará a ser usado para análises e extração de conhecimento.
Isto conduzirá a contabilistas mais parceiros e conselheiros estratégicos do negócio (em vez de contabilistas focados exclusivamente no compliance), tirando partido da big data para melhor servir os seus cliente e para a realização de auditorias mais eficientemente.
Inteligência Artificial
Existem já sistemas de inteligência artificial que tratam diferentes serviços financeiros, tais como:
- Processamento de facturas: As facturas são recebidas em vários formatos e via diferentes suportes e estes sistemas são capazes de lidar perfeitamente com essa realidade, usando para além da inteligência artificial, machine learning e reconhecimento óptico de caracteres (OCR);
- Processo de compra: Os processos de compra da maioria das organizações são fortemente baseados em papel e usam diferentes sistemas e ficheiros que não são compatíveis entre si. Como as soluções informáticas podem ser integradas com recurso a APIs e os dados não estruturados podem ser processados, os processos de compra acabarão paperless. Os bots são também ideais para acompanhar as mudanças de preço dos vários fornecedores;
- Auditorias: A digitalização aumenta a eficiência, a acuidade e a segurança porque permite seguir o rasto digital das operações e saber quando um registo foi acedido e por quem;
- Relatórios periódicos: Os bots podem reunir dados de várias origens, consolidá-los e reconciliá-los, acelerando o processo e aumentando a sua acuidade;
- Gestão de despesas: Os processos de inteligência artificial podem rever e aprovar despesas garantindo que estão em conformidade com as políticas da organização;
- Chatbots: Estes bots de inteligência artificial são cada vez mais usados para responder de forma eficiente às questões comuns colocadas pelos clientes, tais como extractos de conta, pagamentos em atraso, impostos a pagar, entre outras.
Mesmo sabendo que estas inovações não terão impacto imediato, é bom saber-se qual o rumo que devemos seguir.
Marketing para Escritórios de Contabilidade Digital
O marketing para escritórios de contabilidade digital sofrerá alterações, devendo ser atribuída uma percentagem cada vez maior do orçamento, ao marketing digital.
Eis outros aspectos a levar em consideração:
Captar clientes online
Mesmo os escritórios com nome e reputação terão que ter uma forte presença online se quiserem fazer crescer o seu negócio, até porque a proximidade física deixa de ser um factor determinante de escolha, na economia digital.
É verdade que as recomendações continuarão a ser importantes, mas empresas e particulares irão cada vez mais procurar online, sendo por isso importante causar uma impressão positiva quando um potencial cliente entra em contacto com o website, blogue ou redes sociais da empresa.
É preciso estar presente com website, blogue e redes sociais, porque se os clientes não nos conseguirem encontrar nos canais de marketing que usam, seremos ignorados quando eles procuram um prestador de serviços.
A estratégia de marketing digital deverá definir a audiência que se pretende atingir, as campanhas de marketing que irão ser realizadas para elas, os objetivos dessas campanhas e como iremos medir o seu sucesso, não esquecendo que para atrair novos clientes será necessário diferenciar-nos dos competidores.
Uma grande estratégia de marketing digital, de um escritório de contabilidade, deverá levar em consideração a sua profunda competência, a sua perspectiva diferenciadora e a sua comprovada experiência.
Website para Empresas de Contabilidade
O website será o centro de toda a estratégia de marketing digital, devendo por isso merecer toda a atenção para que possa cumprir a sua função de atração de novos clientes e de envolvimento com os existentes.
Entre os aspectos que deverão ser avaliados encontram-se os seguintes:
- Tem aspecto excelente? Apesar da importância do bom aspecto, ter em atenção que ele por si só não basta, sendo tão ou mais importante a organização e a qualidade dos conteúdos do website;
- Tem foco estratégico? O website, na organização e conteúdos, deve estar focado nos serviços que a empresa presta;
- Que ofertas existem para gerar leads? Devem existir ofertas de ebooks, whitepapers ou checklists sobre temas financeiros e contabilísticos, que possam servir para atrair contactos de potenciais clientes;
- Precisa de ser renovado? Os websites devem ser renovados de tempos a tempos, de forma a serem atualizados em termos de conteúdos, organização, design e tecnologia;
- É rápido a carregar? Os motores de busca penalizam os websites que levam tempo de mais a carregar e o mesmo acontece com os visitantes, pelo que a otimização do tempo de carregamento deverá ser permanente;
- É responsivo? Os websites devem estar preparados para se adaptarem a qualquer dispositivo, desde o computador desktop, aos smartphones e tablets;
- É fácil de navegar? A estrutura do website deve ser intuitiva e deverá ser evitada publicidade excessiva, abertura frequente de popups e erros;
- É fácil de encontrar o que se procura? Os menus devem estar organizados de forma simples para facilitar a navegação e deverá existir possibilidade de fazer pesquisas ad-hoc aos conteúdos do website;
- Tem call-to-actions nas páginas certas? Todas as landing pages devem ter um botão que permita uma ação, seja ela descarregar um conteúdo, subscrever uma newsletter, ou obter mais informações;
- Tem subscrição de newsleters? Os websites das empresas de contabilidade devem ter forma de subscrever uma newsletter e estas devem ser enviadas com regularidade.
SEO
SEO (Search Engine Optimization) significa otimização para motores de busca, isto é, adaptação do conteúdo das páginas do website e do blogue a dois tipos de destinatários: o cliente que queremos atrair e o bot dos motores de busca.
O objetivo é fazer com que essas páginas possam ser consideradas relevantes, sobre o tema, pelos motores de busca e dessa forma aparecerem nas primeiras posições dos resultados das pesquisas feitas pelos potenciais clientes, quando buscam por esse tema.
Os conteúdos produzidos pelo escritório e publicados no seu website e blogue, deverão por isso ser orientados para as palavras-chave que mais garantias dão de atrair os potenciais clientes.
As otimizações poderão ser feitas para os principais motores de busca, sendo que aquele a que se deve dar maior atenção será o Google, por ser o mais utilizado nas pesquisas em todo o mundo e também pelas excelentes ferramentas de apoio que disponibiliza gratuitamente.
Redes Sociais para Escritórios
As redes sociais são cada vez mais importantes nas estratégias de comunicação dos escritórios de contabilidade.
Em termos gerais deverão garantir-se os seguintes aspetos:
- Existência de página corporativa em vez de página de perfil;
- Conteúdos orientados para o público e não para o ego do Escritório;
- Publicações regulares em vez de publicações esporádicas e sem relevância;
- Presença atenta aos gostos, partilhas, comentários e mensagens directas.
As redes sociais que parecem vir a ser mais usadas no futuro, em Portugal, são:
- Whatsapp: Não sendo uma rede social clássica, o Whatsapp garante mensagens instantâneas para a sua lista de contactos e possibilidade de criação de grupos;
- Facebook: Usar para geração de tráfego para o website, promoções e também para envio de mensagens directas;
- Linkedin: Talvez a rede social mais adequada para os Escritórios de Contabilidade devido à sua matriz de rede social de contactos profissionais;
- Youtube: Explorar a tendência para o maior uso de vídeo na comunicação e marketing;
- Instagram: Usar para comunicações mais baseadas em imagem do que em texto.
Deverá escolher o mix mais adequado ao seus clientes atuais e potenciais, levando em consideração as principais características de cada rede social.
Marketing de Conteúdo
Marketing de conteúdo significa criar conteúdos para atrair potenciais clientes para o website do escritório de contabilidade, sendo esta uma das melhores fontes de novos negócios.
Os conteúdos deverão ir para além dos normais blogue posts, devendo também incluir campanhas de email, vídeos, guias de boas práticas, webinars, infográficos, calculadoras e simuladores.
Na prática, tal significa que os escritórios de contabilidade em vez de se limitarem a comunicar os impostos mensais a pagar, deverão produzir conteúdos que forneçam respostas às questões dos clientes atuais e potenciais e que estes valorizem.
A existência de um blogue corporativo e a publicação regular de conteúdos de cariz educativo, que ajudem a ultrapassar as principais dores dos seus clientes, reforçam também a credibilidade e reputação online do escritório.
Marketing Automático
O marketing automático ou o email marketing não são novos, mas a maior parte dos escritórios não os estão a usar eficientemente.
Os escritórios de contabilidade digital devem usar o marketing automático para:
- Avaliar oportunidades de upselling na sua base de clientes;
- Progressiva obtenção de informação sobre os clientes, evitando solicitar sistematicamente os mesmos dados;
- Envio de emails automáticos, disparados quando determinados eventos ocorrem, sem necessidade de qualquer intervenção humana;
- Criação automática de listas de leads;
- Criação de formulários e landing pages, indo bem para além da simples criação e distribuição de email marketing;
- Criação de popups, para exibir ofertas especiais e temporárias em páginas adequadas do website;
- Parametrização de workflows para manter e alimentar as leads, sem carga administrativa futura;
- Gestão de perfis nas redes sociais, num ponto único, permitindo uma melhor segmentação e o planeamento e publicação regular de conteúdos.
Anúncios em Motores de Busca
Uma forma de se obterem resultados rápidos, será apostar na promoção paga dos serviços do escritório, tendo em atenção os seguintes aspectos:
- Seleção das keywords: Levar em consideração a forma como os potenciais clientes pesquisam e não os termos profissionais, assegurando diversas variantes ao tópico escolhido;
- Especificidade do anúncio: Especificar por localização (ex: Contabilista em Santarém – Especialista em PMEs) ou por nicho de mercado (ex: Contabilidade Agrícola – www.exemplo.pt);
- Parametrização: Parametrizar cada anúncio com uma única keyword (poderá ter que escrever vários) e para a localização desejada;
- URL do anúncio: Enviar as leads para uma landing page especialmente criada para o anúncio, que inclua curta informação sobre o Escritório de Contabilidade;
- Teste: Testar o anúncio e introduzir as alterações necessárias à melhoria do seu desempenho.
Anúncios nas Redes Sociais
A promoção nas redes sociais está-se a tornar cada vez mais popular, não devendo ser negligenciada numa estratégia de marketing para escritórios de contabilidade.
Eis alguns aspectos a levar em consideração:
- Definir objectivos: Deverão ser previamente definidos os objectivos em termos de aumento de tráfego, aumento de visibilidade, aumento do envolvimento, aumento da geração de leads e aumento de vendas;
- Aumentar a audiência: Considerar publicar nas páginas das redes sociais do Escritório, PPC (pay per click) promocionais, para estimular o crescimento dos seguidores;
- Pesquisar hashtags: Pesquisar por hashtags sobre dores que os clientes experimentam relativas a serviços de contabilidade;
- Escolher as redes certas: Identificar as redes sociais em que o Escritório deve apostar, tendo em atenção aquelas que são mais usadas pelos potenciais clientes;
- Criar funil de conversão: Antes de avançar, certifique-se que o Escritório tem um funil de vendas a funcionar;
- Plano de Marketing: Criar um plano de marketing simples para as diversas plataformas;
- Analisar ROI: Analisar o ROI do marketing nas redes sociais, quer seja em leads, ou em melhoria da reputação.
Conclusão
A tecnologia digital nos escritórios de contabilidade provocará alterações na indústria, assim como na forma como os potenciais clientes procuram serviços contabilísticos.
Neste contexto de grande mudança torna-se necessário iniciar o processo de reflexão interna sobre os passos que se podem dar já no sentido da adaptação aos imperativos futuros.
Um dos passos mais seguros será a adaptação da forma como os escritórios de contabilidade comunicam com os seus clientes atuais e potenciais, através do lançamento de projetos de inbound marketing, marketing de conteúdo e marketing automático.
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Fontes:
